Persoonlijke hulpmiddelen

Home > Nieuws > De route naar een krachtige bond > Notulen stuurgroep 11 april 2016

Notulen stuurgroep 11 april 2016

Op 11 april is de stuurgroep opnieuw bijeengekomen. Onderstaand de notulen van deze bijeenkomst.

Verslag vergadering stuurgroep op 11 april te Wijchen.

Aanwezig:       Mevrouw Olfers,
De stuurgroep bestaande uit: de heren H. Roks, J Kristelijn, S. Zeeman, P. Gast, W. Wijfje, W. Vos, W. Jongh, J. Wijnen, H. van de Berg en U. Kögging.
Namens Bestuur NPO: M van der Kruk en A. Geitenbeek.
Namens Bureau NPO: F. Marinus en M. van Berkel (verslag).
Afwezig:          De heren Van der Veer en Pasman (stuurgroep).

1. Opening

Maurice van der Kruk opent de vergadering met een welkomstwoord. Nu het seizoen net is begonnen heeft iedereen nog wat ruimte in zijn agenda en het is bedoeling dat we de voortgang erin houden. Geeft ook aan dat wat wij met deze stuurgroep willen bewerkstelligen belangrijk is voor de toekomst van de sport en dit bestuur dit als speerpunt van het beleid heeft verklaard. Vervolgens geeft Maurice het woord aan Marjan Olfers.

Marjan Olfers geeft aan dat het van belang is stappen te maken en ze hoopt dat er vanavond weer een stap gemaakt kan worden.

Ze is blij dat Frank er is ondanks de zware tijd die hij doormaakt en inmiddels heeft kennis gemaakt met het nieuwe bestuur. Gelukkig is er nu een voltallig bestuur en ze heeft gemerkt dat er tijdens vergaderingen stevig, maar open en op inhoud, wordt gediscussieerd en dat het bestuur positief en enthousiast is.

2. Notulen vorige vergadering (25 januari 2016)

Wim Vos merkt op dat de stukken van afdeling 1 en 5 wel zijn aangeleverd. Dit blijkt op een misverstand te berusten, bij het Bureau was niet bekend dat ze ontvangen waren. De opmerkingen zijn wel in de enquête verwerkt. Verder is er een kleine tekstuele wijziging, waar “afdelingen vinden de verspilling” wordt gewijzigd in “afdelingen vinden dat verspilling”.
Verder zijn er geen opmerkingen.

3. Vaststelling van de agenda

Men heeft geen wijzigingen of aanvullingen op de agenda.

4. Proces: waar staan we nu?

a.         Aansluiting Instituut Sportrechtspraak
Er moet op korte termijn een algemene vergadering gepland worden over toetreding tot het ISR en de daarbij behorende statutenwijziging. Voor deze statutenwijziging is een 2/3 meerderheid nodig. Rekening houdend met de termijnen, kan deze vergadering op 23 mei a.s. plaatsvinden. Op het Bureau worden de termijnen nog eens nagekeken, de datum is onder voorbehoud van de statutaire termijnen.

 b:         Toelichting geplande statutenwijziging om aansluiting bij ISR te realiseren:
Dit heeft wat vertraging opgelopen, maar de conceptstatuten zijn - nadat ze artikelsgewijs nog eens met het nieuwe bestuur zijn doorgelopen - nu gereed. Het bestuur wil naast deze statuten een bestuursreglement, waarin zaken als spelregels, vertegenwoordiging en declaratiegedrag worden vastgelegd.

De stuurgroepleden wordt gevraagd of zij akkoord gaan dat de term kiesman wordt vervangen door afgevaardigde. Deze omschrijving geeft precies de functie weer, is moderner, geslachtsneutraal en sluit meer aan bij een sportbond. Hier is geen bezwaar tegen.

Er wordt voor gekozen om het tuchtrecht bij het Tuchtcollege van het ISR neer te leggen. Men kan tegen een uitspraak in beroep bij het Beroepscollege van het ISR en een gang naar de rechter is, hoewel het zelden voorkomt, mogelijk. Geschillen tussen bijvoorbeeld afdelingen worden door een arbitragecommissie afgehandeld. Daarna is een gang naar de rechter niet meer mogelijk.

Doping blijft voorlopig bij de NPO. Wellicht in de toekomst bij de NDA ondergebracht.

Het ISR heeft gevraagd of er een mr. in de rechten is in de duivenwereld die in NPO-zaken kennis van de duivensport in kan brengen naast twee andere juristen.

Kleinere vergrijpen zoals vliegen met andermans duif, niet verschuldigde contributies en niet fatsoenlijk reageren op opgevangen duiven kunnen door de NPO administratief afgehandeld worden.

De conceptstatuten worden binnenkort toegestuurd met een begeleidend schrijven waarin uitgelegd wordt wat er verandert en waarom. Dit is ter ondersteuning en in begrijpelijke taal  geformuleerd voor onze leden. 

4c Behandeling eerste bespreekconcept enquête:
Uit de input van de vorige vergadering en naderhand van afdelingen is een concept-enquête opgesteld. Dit naar het voorbeeld van enquêtes bij andere sportbonden. Marjan Olfers en het bestuur willen graag vernemen of de stuurgroep akkoord gaat met deze opzet. Het bestuur zal in de volgende bestuursvergadering ook de enquête behandelen. En de afdelingen willen de enquête uiteraard ook nog bespreken met hun medebestuursleden.

Er volgt een discussie over de wijze van distribueren. Enerzijds is er de mogelijkheid om dit via de mail te versturen en terug te ontvangen. Dit kan geautomatiseerd gebeuren. Omdat niet iedereen over internet of een e-mailadres beschikt is het noodzakelijk dat deze leden een papieren versie, een hard copy, krijgen. Het invoeren van deze enquêtes moet handmatig gebeuren en kost veel tijd en mankracht.

Om snel te kunnen werken en meten hoe het staat met de response, is digitaal de beste optie. Maar voor een groter bereik en onderlinge verbondenheid lijkt een papieren versie nodig. De stuurgroepleden hebben hierin verschillende voorkeuren.

Daarnaast verschilt men van mening of dit rechtstreeks tussen de NPO en de liefhebber gaat of dat de vereniging of afdeling nog een rol kan spelen in het bevorderen van deelname.

De ambitie van het bestuur is dat de liefhebber zich in de enquête herkent, zich betrokken voelt en zijn mening geeft. Hoe hoger de respons, hoe gerichter er beleid kan worden gemaakt op de wensen van de liefhebber. Het bestuur hoopt op een maximale respons uit alle geledingen, in ieder geval 75% van de individuele leden.

Op het moment beschikt de NPO nog niet over alle e-mailadressen. Daarom doet men een oproep aan de leden om zijn/haar e-mailadres door te geven of te controleren of het adres in ons ledenbestand nog klopt. Dit moet worden gepubliceerd in de pers en via onze eigen kanalen (website, nieuwsbrief). Ook verenigingen en afdelingen worden verzocht hieraan mee te werken, zodat bij het verzenden van de enquête zoveel mogelijk leden digitaal bereikt kunnen worden.

Uiteindelijk wordt besloten dat de enquête en digitaal wordt uitgezet naar de leden die beschikken over een e-mailadres en de leden zonder email adres ontvangen een papieren versie. Al onze 18.500 leden gaan de enquête ontvangen. Valt de respons in bepaalde gebieden tegen, dan wordt besloten of men een reminder stuurt of de hulp van afdeling en vereniging inroept. Tevens wordt aangegeven via alle media de tussenstand van de reponse per club en per afdeling kenbaar te maken om daarmee de betrokkenheid te vergroten en de onderlinge versterking vanuit de groep om vooral de ingevulde enquête te retourneren te bewerkstelligen. In de hardcopy enquête wordt ook de link naar het invulscherm aangegeven mocht iemand toch digitaal willen invullen en vergezeld van een retourenvelop met antwoordnummer waardoor de portokosten voor rekening van de NPO komen.

De enquête wordt doorgelopen met de stuurgroepleden en er worden enkele wijzigingen aangebracht (deze zijn als bijlage bijgevoegd eventueel). Besloten wordt dat de gewijzigde enquête uiterlijk 15 april naar de afdelingen wordt verstuurd. Afdelingen kunnen hier tot 22 april op reageren. Daarna buigt het bestuur zich erover en dan kan het op 29 april verstuurd worden.

In verband met de tijdsdruk, komt men niet meer toe aan behandeling van het punt 4d “Nadere invulling geven met werkgroep aan decentraal tenzij…”. Omdat dit toch een belangrijk punt is en men de vaart erin wil houden, wordt besloten hiermee niet te wachten tot de uitslagen van de enquête binnen zijn, maar al eerder een vergadering te plannen. Deze wordt vastgesteld op 9 mei a.s. om 20:00 uur in Wijchen.

Hiermee wordt de vergadering besloten.

 

 

 

Realisatie door Four Digits op basis van Plone.