Persoonlijke hulpmiddelen

Home > Nieuws > De route naar een krachtige bond > Notulen stuurgroep 29 mei 2016

Notulen stuurgroep 29 mei 2016

Op 29 mei kwam de stuurgroep opnieuw bij elkaar. Onderstaand treft u de notulen aan van deze vergadering.

Verslag vergadering stuurgroep op 9 mei 2016 te Wijchen.

Aanwezig:       Mevrouw M. Olfers,

De stuurgroep bestaande uit: de heren J Kristelijn, W. Jongh, J. Wijnen, H. Roks, W. Vos, W. Wijfje, W. de Winter, J. van der Veer, H. van den Berg, U. Kögging, P. Gast en S. Zeeman.
Namens Bestuur NPO: M van der Kruk en A. Geitenbeek.
Namens Bureau NPO: F. Marinus en M. van Berkel (verslag).

1. Opening

Mevrouw Olfers opent de vergadering en heet iedereen hartelijk welkom.

2. Notulen vorige vergadering (11 april 2016)

Er zijn geen vragen en opmerkingen over de notulen. Deze worden ongewijzigd vastgesteld.

3. Vaststelling van de agenda

Er zijn geen wijzigingen of aanvullingen op de agenda.

4. Stand van zaken enquête

Na de vorige vergadering is hard gewerkt om de inhoud van de enquête aan te passen aan de nagekomen opmerkingen. Vervolgens zijn op 29 april de digitale enquêtes verstuurd. Daarna is direct begonnen met het kopiëren en verzendklaar maken van de papieren enquêtes. Deze zijn uiteindelijk op dinsdag en woensdag ingepakt en daarna verstuurd. Naar verwachting zijn ze op zaterdag aangekomen of worden ze morgen bezorgd. Van de 10.000 verstuurde  digitale enquêtes zijn er nu rond de 2200 ingevuld ontvangen. Dit is geen slecht begin.

Wie de enquête niet digitaal heeft ontvangen, ontvangt hem met de post. Een aantal mails is niet aangekomen, deze worden opnieuw gemaild of per post verstuurd.

Een aantal opmerkingen over de enquête:

  • Sommige leden ontvingen tweemaal een link. Dit kan komen omdat er meer mensen op dat e-mailadres zijn ingeschreven. Ook was er onduidelijkheid of de laatste 1000 wel verstuurd waren en dat is dus nogmaals gebeurd. Omdat het bestand met mailadressen zo groot was is het in stukken opgedeeld voor het verzenden. Daar kan een enkele overlap in zijn voorgekomen.
  • De link werkte soms niet. Dit kan worden opgelost door de link te kopiëren en in de adresbalk van de browser te plakken of de mail naar jezelf te sturen. Dan werkt de link vaak wel. Dit is ook via de site gecommuniceerd.
  • Er was tijdens het invullen geen mogelijkheid om terug te gaan naar een vorige vraag. Daarom hebben sommige leden de enquête niet helemaal kunnen invullen. Hier zal naar worden gekeken op het bureau. Frank meldt dat men met de  link de enquête opnieuw kan invullen. Sommigen hebben de enquête eerst uitgedraaid om door te kunnen lezen.
  • Als iedereen de enquête kan hebben ontvangen, een bericht op Teletekst en via de site en de afdelingen dat men zich kan melden als men geen enquête ontvangen heeft. Er kan dan een hardcopy of een link worden verstuurd. Dit kan via de afdelingen gecommuniceerd worden, zodat zij bij een hoge respons betrokken zijn en snel actie kunnen ondernemen. Het is dan tevens een reminder voor wie hem nog niet heeft ingevuld. Op 18 mei is de deadline.

 

5.         Decentraal wat kan / centraal wat moet

Mevrouw Olfers wil graag van de stuurgroep weten hoe zij tegen bepaalde zaken aankijkt en dat spiegelen aan de uitkomsten van de enquête. Het gaat er om een balans te vinden tussen centraal en decentraal. Daarvoor zullen een aantal uitgangspunten moeten worden vastgesteld, wat men belangrijk vindt. Van daaruit kan er verder uitgewerkt worden.

Voor deze uitgangspunten heeft ze gekeken wat andere bonden in een veranderingsproces als criteria hadden en de gemeenschappelijke eruit gefilterd. Daaruit blijkt dat veel bonden  zich omvormen naar een consumentgerichte organisatie.

 Zaken die zich goed lenen voor een centrale organisatie zijn de uitgifte en registratie van vaste voetringen, daar is men het wel over eens.

 Het vervoer wordt per afdeling geregeld. Hoewel het efficiënt lijkt om dit centraal te organiseren zijn de afdelingen van mening dat hier veel haken en ogen aan zitten.

Nu heeft men vaak betrokken vrijwilligers omdat het op afdelingsniveau is en men eigen verantwoordelijkheden heeft. Bovendien zijn er veel verschillen in de vervoersmiddelen van de afdelingen (wel of niet in eigendom, betaalde chauffeurs of vrijwilligers, verschil in hoeveelheid en kwaliteit) waardoor het vervoer niet met elkaar te vergelijken is.

Het zelf regelen van vervoer ingebakken in de cultuur en in een aantal afdelingen loopt dit ook goed. Als dat weggehaald wordt en uniform gemaakt, zal men de hakken in het zand zetten. Bovendien geven de afdelingen aan dat er al veel afdelingsoverschrijdend samengewerkt wordt.

Wat wel centraal kan is dat de NPO de regels stelt waaraan de wagens moet voldoen (uniforme regelgeving) zodat veiligheid, kwaliteit en welzijn van duiven gewaarborgd wordt. Dit is al het geval, omdat er een vervoersreglement ligt. Door omstandigheden is hier verder niets mee gedaan, nadat de toen benoemde commissie ermee gestopt is.

Een reglement heeft alleen nut als er mogelijkheden zijn om naleving af te dwingen. Nu kan een afdeling melden dat ze niet aan de eisen voldoet en heeft dat geen gevolgen.

Als de NPO zelfregulering wil, zal ze ook moeten controleren en consequenties moeten kunnen verbinden aan het niet op orde hebben van het vervoer. Dit kan bijvoorbeeld door het verlenen van een licentie aan wagens die wel voldoen. Zonder licentie mogen er dan geen duiven vervoerd worden in deze wagens.

In de ideale situatie zorgen de afdelingen zelf dat ze voldoen aan de eisen, maar de NPO moet wel zorgen dat dit goed verloopt want als de NPO niet aan zelfregulering doet, zullen door de overheid regels worden opgelegd. Men moet dan wel de wagens laten controleren door bijv. een commissie waarin mensen zitten die geen belangen hierin hebben. Wie dat zouden moeten zijn is een uitvoeringskwestie die later besproken gaat worden.

Omdat dit voor sommige afdelingen aanzienlijke investeringen met zich mee kan brengen, kan dit niet van het ene op het andere seizoen ingevoerd worden. Men is het er wel over eens dat het goed is om ernaar te streven in de toekomst het vervoer op elkaar af te stemmen en wellicht samen te brengen, maar hier moet met beleid naartoe gewerkt worden.

Samengevat is men het over het volgende wel eens:

  • Transport: uiteindelijk waar mogelijk uniform
  • Regels: met betrekking tot veiligheid, kwaliteit en welzijn centraal regelen.
  • Controle en handhaving: Er kan wel een streefdatum gesteld worden, bijv. 1-1-2017.
  • Vrijwilligers: zijn belangrijk, daarom betrokkenheid en verantwoordelijkheid niet verminderen.
  • Extern: zelfregulering, imago, contacten met overheid centraal regelen.


Communicatie is een volgend punt waarover gediscussieerd kan worden. Bijvoorbeeld het ontwikkelen van apps en PR zijn vaak zaken die afdelingsoverschrijdend zijn en waarvan ook de kosten te hoog zijn voor een afdeling alleen. Bovendien zit de kracht in de uniformiteit, dat kan bijvoorbeeld door de websites van de afdeling aan te passen aan die van de NPO.

In de discussie blijkt dat afdelingen verschillend hier tegenaan kijken. Sommige afdelingen zijn van mening dat de oudere leden (het merendeel) hier niet mee om kunnen gaan of er niet in geïnteresseerd zijn. Andere afdeling zijn juist van mening dat de minderheid waar het voor gedaan wordt, wel de toekomst van de duivensport is en dat deze ook bediend moet worden. Het een sluit het ander niet uit, je kunt innoveren en daarbij de “traditionele” duivenliefhebber in zijn waarde laten.

Afdeling Friesland heeft een groep leden die wel ideeën heeft en deze met ondersteuning van de afdeling uitvoert. Bijvoorbeeld het sociaal melden van lossingen, een foto van een gezin met duiven en ruimte voor sponsoring op een vrachtwagen, bezoeken aan scholen en er een wedstrijdje aan koppelen. Hiermee wek je ook de interesse van nieuwe mensen. Dit zijn ideeën die uit de basis komen en deze zouden prima landelijk opgepakt kunnen worden. Een vrachtwagen met reclame levert plaatselijk bekendheid op, als alle afdelingen dit doen wordt het effect verveelvoudigd en creëer je vraag.

Mevrouw Olfers denkt aan de mogelijkheid van accountmanagers op het Bureau die contact-personen zijn voor één of meer Afdelingen om te kijken hoe zulke initiatieven ondersteund kunnen worden. Als een initiatief goed werkt, kan het in andere afdelingen ook opgezet worden. Als men van mening is dat PR en marketing centraal en professioneel moeten gebeuren, dan kun je besluiten daarin te investeren en dat kun je ook naar buiten uitstralen.

Er wordt kort gesproken over de 50+ beurs waar de NPO vroeger aan deelnam. Hier was echter niet veel belangstelling meer voor. Maar dit kan worden verbeterd door de beleving over te brengen en de competitie te benadrukken, dat zijn de sterke punten van de hobby.

De afdelingen zijn van mening dat PR en marketing inderdaad professioneel en centraal moeten gebeuren, hierbij kan men samenwerken met de afdelingen die zelf met initiatieven komen. Dit geldt ook voor communicatie. Een voorbeeld is de vijfjaarlijkse update. Dit moet goed gecommuniceerd worden: wanneer kan men een update verwachten, waarom is deze nodig, hoe worden de kosten verantwoord, wat is het nut van de update voor de liefhebber zelf? Dan wordt het minder als een dictaat van bovenaf gezien. Interne communicatie is zeker zo belangrijk als communicatie naar buiten.

Na een korte pauze is het volgende onderwerp competitie. De duivensport staat erom bekend dat er allerlei soorten kampioenschapssystemen zijn die niet uniform zijn. Bijna iedere vereniging heeft een eigen manier om haar kampioenschap te berekenen. Uitgelegd wordt dat dit onder andere komt omdat de verenigingen qua structuur en ligging verschillen. Er zijn cultuurverschillen en men rekent ook anders als er zogenoemde megahokken meespelen. Geprobeerd wordt om zoveel mogelijk iedereen de kans te bieden om te winnen. En daardoor verschillen de regels/voorwaarden met andere verenigingen. Bij de nationale kampioen-schappen is er wel sprake van uniforme voorwaarden om te bepalen wie nationaal kampioen wordt. Maar dit kan alleen op de langere afstanden, op korte afstanden hebben wind en afstand een te grote invloed.

Een landelijke wedstrijdkalender waarop men kan zien of men zich voor een wedstrijd kan inschrijven is er niet, omdat de duivensporter gebonden is aan zijn hokcoördinaten. Je kunt dus niet even inschrijven in een andere provincie en dan meedoen.

Wel kunnen de afdelingen bij elkaar op de site zien wanneer er vanaf welke plaats gevlogen wordt en dit wordt ook op elkaar afgestemd. 

Wat centraal geregeld is, is een wedvluchtreglement waardoor de concoursveiligheid gewaarborgd wordt op alle niveaus. En voor de nationale kampioenschappen zijn er uniforme voorwaarden en een uniform puntentellingsysteem.

Mevrouw Olfers vraagt of het wel mogelijk is in de toekomst naar een streefmodel te gaan, afdeling Limburg geeft aan dat men in België een ander systeem hanteert waarbij een liefhebbers minder snel uitgeschakeld zijn voor kampioenschappen als men een vlucht mist.

Dit onderwerp wordt aangehouden tot de uitslagen van de enquête, waarin veel vragen over kampioenschappen worden gesteld, ontvangen zijn. Aan de hand van de mening van de liefhebber kan verder gekeken worden in hoeverre verdere uniformering gewenst wordt.

Op welke manier kan de NPO de afdelingen “ontzorgen”? Dit wil zeggen dat de NPO bepaalde zaken overneemt van afdelingsbesturen, waardoor zij zich weer op hun primaire taak, de sport, kunnen richten? Hierbij kan gedacht worden aan een centraal boekhoud-programma, waardoor op een efficiëntere manier administratie kan worden gevoerd en contributie geïnd. Dit is voor de meeste afdelingen geen belangrijk punt. Wel komt men met de reglementen en statuten. Als hiervoor modelstatuten en –reglementen zijn die aansluiten op die van de NPO kunnen de afdelingen deze overnemen. Bij Statuten- en reglements-wijzigingen kunnen de afdelingen en verenigingen dan ook meteen de aanpassingen doorvoeren. Dit is kostentechnisch beter (als ze door een notaris gepasseerd moet worden) en het is ook efficiënter.

Verder zouden de afdelingen graag zien dat de NPO het zoeken naar losplaatsen overneemt. Dit kost de afdelingen veel tijd en het raakt de kern van de sport. Zonder losplaats geen wedstrijd. Dit punt ligt officieel al bij de NPO, maar de uitvoering loopt nog niet goed. Afdelingen lopen regelmatig tegen problemen aan als een losplaats die aanvankelijk was goedgekeurd (vaak op het laatste moment) vervalt en er geen alternatief voorhanden is. Ze moeten dan op het laatste moment zelf op zoek.

Verder wordt nog fraudebestrijding genoemd met betrekking tot de verwerking van bestanden. Alle afdelingen vinden hun eigen manier uit om de D- en W-bestanden te controleren. Dit zou ook beter centraal kunnen.

De heer Marinus (Bureaumanager) antwoordt dat de regels bekend zijn, in de D- en W-bestanden zitten controlegetallen. De rekenaar kan aan de hand daarvan een verschillenlijst maken, maar dit moet dan wel door de afdeling met de rekenaar worden afgesproken.

De heer Van der Kruk (Voorzitter NPO) merkt op dat er in de toekomst veel geautomatiseerd kan worden, zoals dit, als je maar weet wat je wilt. Het Bestuur is zich ervan bewust dat met het dalende de druk op vrijwilligers hoger wordt.

Afdeling Zuid-Holland komt met de suggestie om bij centrale inkoop/aanbestedingen, vooral waar het gaat om omvangrijke projecten zoals een rekenaar of automatisering, de procedure te baseren op Europese aanbestedingsregels of bijvoorbeeld hier een aanbestedingsjurist voor in de arm te nemen. Deze verdient zichzelf terug, kijkend naar de extra kosten die onlangs gemaakt zijn. Als je de criteria duidelijk stelt, komen er vanzelf passende aanbiedingen.

De avond wordt besloten met de conclusie dat van deze avond een aantal aanbevelingen wordt opgesteld door mevrouw Olfers, deze worden gespiegeld aan de uitkomsten van de enquête.

6.         Korte presentatie Marjan Olfers landschap bestuursmodellen in de sport.

Vanwege het tijdstip wordt dit verschoven naar een volgende vergadering. Mevrouw Olfers zal dan een aantal bestuursmodellen presenteren, waarin organisaties zijn omgegaan naar klantgerichte organisaties.

7.         Rondvraag

De heer Vos introduceert zijn opvolger in de stuurgroep, de heer Winter. Verder hoopt hij dat het Bestuur overweegt om het idee van een centraal rekenbureau nog eens te bekijken.  Bovendien noemt hij de destijds genomen maatregelen om het minimumaantal leden per vereniging te verlagen. Als kleine verenigingen gaan samenwerken, speelt men tegen meer personen en het werk kan met meerdere personen gedaan worden. Het is gezelliger met meer leden en het zal het plezier in de sport ten goede komen is zijn mening.

Realisatie door Four Digits op basis van Plone.